住民税特別徴収~社員の入社・退職時の手続き~【会計事務所職員が解説】

住民税特別徴収

こんにちは、お金のよろず屋管理人のうーざんです。

今回は、

住民税の「特別控除」をしている社員が、

  • 年の途中で退職してしまった人
  • 年の途中で入社してきた人

の住民税の手続きってどうしたらいいんだろう?

という悩みにお答えします。

入社・退職した月によっても取扱いが異なりますので、総務・経理の方としてはけっこう悩んでしまうところですよね。

そんなややこしい住民税の特別徴収の手続きについて、本記事を読めばスッキリ理解できますよ。

それでは早速みていきたいと思います。

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特別徴収をしている社員が退職する場合

特別徴収をしている社員が退職してしまった場合、その退職の時期によって手続きが異なるため注意が必要です。

また退職以外の転勤・転職・休職・死亡等の事由であっても手続きには変わりありません。

6月~12月に退職する場合

特別徴収を行っていた方が6月~12月の間に退職した場合は、

  1. 退職月から翌年5月までの残り期間すべての住民税を一括で徴収する
  2. 一括徴収をしない場合には、後日本人に市区町村から「納税通知書」が送られるので、通知書に基づき個人で納付してもらう
  3. 退職月の翌月10日までに「特別徴収に係る異動届出書」を市区町村に提出する

上記の①・②いずれかの手続きを従業員の希望に基づき「自由に選択できます」。

結婚・出産などに基づく退職などのケースには一括徴収を希望されることもありますが、残り月数が多いほど一括徴収は負担が大きいため「一括徴収をしない」ケースの方が一般的です。

あくまでも任意ですので、どちらを選択しても構いません。

また、一括で納付したからといって税額が安くなったり、逆に分割だとその分納付額が多くなるということはありませんので従業員さんの希望に応じて手続きを選択してあげればいいでしょう。

「特別徴収に係る異動届出書」は各市区町村のホームページからダウンロードできます。

また、毎年市区町村から特別徴収税額の通知の際に同封されていることが多いので、そちらも確認してみましょう。

こちらは名古屋市の場合の記載方法見本です。かなり細かく書かれていますのでよろしければご参考にしてください。ただし平成31年1月1日の住所となっている部分は、退職した年の1月1日現在の住所と読み替えてください。

例:令和2年4月30日退職の場合⇒令和2年1月1日の住所を記載

1月~4月に退職する場合

特別徴収を行っていた方が1月~4月に退職した場合は、

  1. 本人の希望に関わらず、5月までの残り分をすべて一括徴収しなければなりません
  2. 退職月の翌月10日までに「特別徴収に係る異動届出書」を市区町村に提出する

こちらは残り月数が少ないため、選択の余地なく最終回の給与支払時などに5月分までの住民税を一括で徴収しなければなりません。

ただし突然の退職などで最終回の給与額が少ないなどの特別な事情があれば、「特別徴収に係る異動届出書(市区町村によって若干名称が異なる場合があります)」に理由を記載すれば一括徴収が免除されます。

転職先が決まっている場合等には転職先で特別徴収継続も可

タイトルの通りですね(笑)

すでに転職先が決まっていて、転職先でも引続き「特別徴収」を希望する場合には、「特別徴収に係る異動届出書」にその旨を記載することで、転職先でも特別徴収の継続が可能です。

年の途中から特別徴収に変更する場合

中途入社した社員や、従来から在籍していた社員を「年の途中から」特別徴収に切り替えたい場合はどうしたらよいのでしょうか?

その場合には、

「特別徴収への切替依頼書」という書類を市区町村へ提出するだけでOKです。

その場合には切り替えたい従業員の方の「普通徴収の納税通知書」が必要になりますので、準備してもらうようにしましょう。

まとめ

特別徴収をおこなっていた社員が退職した場合には、退職した時期によって取扱いが変わります。

  • 退職月が6月~12月の場合は、希望に応じて「普通徴収」か「一括徴収」かを選択可
  • 退職月が1月~4月の場合は、強制的に「一括徴収」しなければならない(給与額が少なく控除できない場合などを除く)

ちなみに住民税の納付が毎月で大変だという事業者の方は、常時雇用する従業員が10名未満であれば「半年ごと」の納付にすることもできます。

住民税納付の「納期の特例」についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、よろしければこちらもあわせてご確認ください。

≫ 源泉所得税の納期の特例ってなに?【会計事務所職員が解説】

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旧帝国大学の経済学部を卒業後、大手地方銀行に就職。法人融資、個人への資産運用アドバイス、相続対策等の業務に従事。 より顧客の近くで仕事をしたいと一念発起し銀行を退職。会計事務所に就職し、お金にまつわる様々な顧客の悩み解決に向け日々活動している。 またファイナンシャルプランナー資格と保険販売資格も保有しており、顧客の保険見直しなどの悩み相談にも乗っている。